Waarom wij van Lean Thinking op kantoor houden (en jij ook!)

Inefficiënties komen in elke werkomgeving voor, of het nu in een fabriek of op kantoor is. Inefficiënt werk kan leiden tot productiviteitsverlies, onnodig wachten, tijdverspilling en andere problemen die geldverspilling en gemiste kansen opleveren.

Het is nog erger wanneer die afdelingen überhaupt geen omzet genereren. Door de vijf principes van Lean-denken toe te passen, kunnen bedrijven efficiënter omgaan met hun tijd en werkdruk, en een soepele bedrijfsvoering realiseren met minder problemen en, het beste van alles, minder vergaderingen.

Identificeer waarde

Elk bedrijf heeft te maken met tijd- en geldverspillers. We kennen bijvoorbeeld niemand die dol is op vergaderingen. Maar grote bedrijven en overheidsinstellingen hebben tientallen commissies en honderden vergaderingen per jaar. Zoveel zelfs dat er pas echt werk verzet kan worden in die twee uur waarin er geen vergaderingen zijn.

Andere tijdverspillers zijn onder meer het constant beantwoorden van e-mails, het printen en archiveren van alle documenten, en zelfs mensen die constant het werk onderbreken "gewoon om te kletsen". Door gebieden te identificeren en te elimineren die geen waarde toevoegen – verminder het aantal commissies, schaf onnodige vergaderingen af, sla alle documenten op in een documentbeheersysteem – kunt u de productiviteit verbeteren, wat de marges vergroot en een bedrijf gezonder maakt.

Breng de waardestroom in kaart 

We hebben het punt bereikt waarop steeds meer afdelingen invloed hebben op de marketing van een bedrijf. Dankzij sociale media komen zaken zoals klantenservice in de schijnwerpers te staan. Bedrijven gebruiken Twitter om problemen op te lossen, omdat mensen hun klantenserviceproblemen openbaar maken. We zien ook dat steeds meer mensen bedrijven bedanken en promoten die hen helpen. Hierdoor verandert klantenservice in een mond-tot-mondreclameoplossing.

Afdelingen die met het publiek te maken hebben, dragen nu bij aan de netto-omzet, of ze die nu helpen verhogen of er zelfs voor zorgen dat klanten met tegenzin vertrekken. Je zou medewerkers in die afdelingen moeten trainen om hoogwaardige klantenservice te bieden, basisverkooptechnieken te gebruiken en zelfs marketing te begrijpen. Naarmate meer mensen zich inzetten voor klantbehoud, wordt het makkelijker om klanten te behouden.

Creëer flow door verspilling te elimineren

Flow op de fabrieksvloer betekent ongestoord werken. Flow op kantoor is hetzelfde: laat mensen ongestoord werken door verspilling te elimineren. Enkele van de grootste verspillingen (muda's) op kantoor zijn bijvoorbeeld wachten, oververwerking (te veel vergaderingen, te veel besluitvormingsniveaus) en zelfs overproductie (dagelijkse statusrapporten, wekelijkse updatevergaderingen). Mensen krijgen hun werk niet af als ze al hun tijd besteden aan het vertellen hoeveel werk ze hebben gedaan. Als je 90 minuten verspilling per dag zou kunnen elimineren, zou je een extra dag productiviteit aan de week toevoegen.

Klanten aantrekken

Customer pull verwijst naar de klanten die u vertellen wat ze willen, en u bouwt uw waardeketen op om hen dat te bieden. Dit kan zelfs betekenen dat u hele afdelingen moet reorganiseren om efficiënter in te spelen op de behoeften van klanten, en dat u beleidsregels en procedures die geen waarde toevoegen, moet afschaffen. (Echt, klanten zijn niet echt geïnteresseerd in uw TPS-rapporten.)

Kijk eens goed naar bepaalde functies en afdelingen en vraag je af of ze daadwerkelijk bijdragen aan de netto-omzet. Zo niet, bedenk dan hoe ze dat wel kunnen. En zo ja, hoe kun je hun doorstroming verbeteren?

Streef naar perfectie

Hoe kun je deze stappen dagelijks herhalen? Hoe zorg je ervoor dat je constant bezig bent met het elimineren van verspilling, het verbeteren van de doorstroming en het behouden van de klanttevredenheid? Wij zijn er groot voorstander van om medewerkers op de werkvloer om input te vragen, en we zullen je hetzelfde vertellen over je kantoorpersoneel. Ze weten niet alleen al welke systemen tijd- en energieverslindend zijn, ze weten ook al hoe ze het probleem moeten oplossen. Vraag ze om hun processen te ontwerpen, en je krijgt niet alleen hun steun voor de grote veranderingen, maar ze zullen zich ook inzetten om die veranderingen lang na de implementatie te handhaven.

Houd de komende weken onze blogreeks met Jim Lancaster, onze CEO, in de gaten. Hij vertelt hoe hij de Lean-principes toepast bij Lantech.

Op zoek naar andere manieren om te verbeteren? Leer 5 actiestappen die elke expeditiemanager en plantmanager zou moeten kennen om laadperrons sneller en veiliger te laten verlopen. Download uw GRATIS exemplaar van Het Lean Loading Dock.

Voor meer informatie kunt u contact met ons opnemen via onze website of bel ons op (502) 815-9109.